Media Técnica 10°
PRIMER PERIODO
Manejo Financiero y Contable.
¿Cómo Proyectar Empresas Rentables y Sostenibles en el Tiempo?
- Consolidar Información.
La consolidación de datos es el proceso de combinar información procedente de Múltiples fuentes, depurarla, verificar su calidad y organizarla en una ubicación centralizada -como un almacén de datos o una base de datos unificada. El objetivo es obtener un conjunto coherente y confiable para análisis y toma de decisiones más efectivas.
Al consolidar los datos, se logra:
- Una vista integral o "panorámica 360°" de los activos, pasivos y patrimonio, información crítica de la organización.
- Mejor calidad y consistencia de los datos.
- Acceso simplificado a la información, lo que facilita el análisis y procesos de negocio.
¿Cómo se hace la consolidación? Técnicas comunes.
1. ETL (Extraer, Transformar, Carga):
- Se extrae información de sistemas fuente, se transforma (limpieza, ajustes, unificación de formatos), y luego se carga en un almacén central.
- Permite ejecutar procesos por lotes o en un tiempo real mediante captura de cambios (CDC).
- Los datos no se mueven esencialmente; en lugar de ello, se presenta una capa virtual que permite consultarlos como si estuvieran unidos.
- Ideal cuando no se requiere replicación, pero sí acceso consolidado.
3. Almacenes de datos:
- Repositorios estructurados donde se unifica información de distintas fuentes para facilitar informes, BI y consultas complejas.
4. Lago de datos (Data Lake):
- Espacio mucho más flexible que acepta datos en bruto, estructurados o no, útil para volúmenes grandes y variados.
5. Gestión de datos maestros (MDM):
- Asegura una única fuente confiable para datos críticos como "clientes" o "productos", eliminando duplicidades y garantizando consistencia.
Beneficios de consolidar datos.
- Visión global de los datos de la organización, evitando la fragmentación y esfuerzos duplicados.
- Mayor eficiencia, al reducir tareas manuales y agilizar procesos administrativos.
- Reducción de costos operativos y de errores provocados por datos dispersos o inconsistentes.
- Mejor toma de decisiones, gracias a datos más precisos, actualizados y fácilmente accesibles.
- Cumplimiento normativo y auditorías más ágiles, especialmente cruciales en sectores regulados.
- Seguridad reforzada, al centralizar el control de acceso y reducir riesgos asociados a múltiples ubicaciones de almacenamiento.
Desafíos más frecuentes al consolidar datos.
- Falta de estandarización: formatos, fechas, unidades o definiciones pueden variar entre sistemas, complicando la gestión.
- Datos duplicados: registros repetidos afectan la confiabilidad del análisis; la gestión de datos maestros (MDM) ayuda a resolver este problema.
- Integración en tiempo real: si se necesita consolidación dinámica y actualizada, la sincronización entre sistemas puede ser un reto técnico significativo.
- Seguridad y gobernanza: al centralizar datos de diversas fuentes, se deben fortalecer políticas de acceso. cifrado y monitoreo.
Consolidar datos implica centralizar información de distintas fuentes en un solo lugar, limpiarla, organizarla y homologarla para crear un conjunto de datos confiable. Se trata de una parte esencial del proceso de integración de datos, que facilita decisiones más informadas, mejora la eficiencia, reduce errores y fortalece el cumplimiento normativo. Las técnicas más comunes incluyen ETL, virtualización, data warehouse, data lake y MDM. Aunque supone varios desafíos técnicos y organizacionales, los beneficios a mediano y largo plazo son mucho mayores.
- Código de Comercio: Registro Mercantil, Actos Mercantiles, Títulos Valores, Tipos de Sociedades, Clases de Libros y Papeles Comerciales.
Registro mercantil.
Es un sistema público de inscripción donde se registran actos, libros, documentos y situaciones jurídicas de los comerciantes y las sociedades mercantiles.
Desde la gestión administrativa y contable :
- Legalizar la existencia de la empresa.
- Permite que los actos tengan efectos frente a terceros (clientes, proveedores, Estado).
- Se inscriben actos como:
- Constitución de sociedades.
- Reformas estatutarias.
- Nombramientos de administradores.
- Libros contables.
Actos mercantiles.
Son actividades o transacciones reconocidas como comerciales por el Código de Comercio, sin importar quién las realice.
Ejemplos:
- Compra y venta de bienes con fines de lucro.
- Intermediación en negocios (agencias, corretajes).
- Actividades bancarias y de seguros.
Desde la gestión administrativa contable
- El administrador o el contador debe identificar qué actos son mercantiles para cumplir con la legislación aplicable (impuestos, contratos, obligaciones).
- Determinar cómo se deben contabilizar y registrar esos actos.
Documentos que representan un derecho de crédito, y que son negociables, es decir, se pueden comprar, vender o ceder.
Ejemplos:
- Pagaré.
- Controlar.
Desde la gestión administrativa y contable:
- Se utilizan como instrumentos de pago y financiación.
- Es fundamental para el área financiera controlar su emisión, cobro y vencimiento.
- Sirven como garantía de operaciones en las diferentes clases de actos comerciales, financieros, y politicas generadas por la empresa.
Se hace taller aplicando los conocimienos socializados dentro del aula y ejecutados por los estudiantes y se califica la actividad.
Tipos de sociedades.
Formas jurídicas bajo las cuales se puede organizar una empresa. Cada una tiene características legales, fiscales y administrativas distintas según su actividad economica. se explic cad una de ellas y se realiza una actividad aplicando los diferentes tipos de sociedades
Tipos principales:
- Sociedad Anónima (SA): Capital dividido de acciones.
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.): Capital dividido por cuotas.
- Sociedad por Acciones Simplificadas (SAS): Más flexible y común hoy en día.
- Sociedad Colectiva, Comanditaria, etc. (menos comunes).
Desde la gestión administrativa contable
- La forma social determina:
- Obligaciones contables y legales: Son los deberes de registrar y organizar la actividad económica de una empresa, como llevar los libros contables y presentar las cuentas anuales. Las obligaciones legales son las normas y deberes que una empresa debe cumplir por ley, que abarcan aspectos laborales, fiscales y mercantiles, además de las exigencias contables. En conjunto, ambas garantizan la transparencia, la legalidad y una buena gestión financiera.
- Estructura administrativa y de control: Es el sistema formal que define cómo se organizan, dividen y coordinan las tareas y responsabilidades dentro de una entidad para cumplir sus objetivos. Combina la estructura administrativa, que asigna roles y autoridad, con los mecanismos de control, que establecen los procesos para supervisar el rendimiento y corregir desviaciones.
- Responsabilidad de los socios y del administrador: La responsabilidad de los socios y administradores depende de la estructura de la sociedad, pero generalmente los socios responden hasta su aporte en la mayoría de los casos (salvo en sociedades colectivas), mientras que los administradores tienen una responsabilidad legal por la gestión, la diligencia y el cumplimiento de las leyes, que puede ser personal si actúan con culpa o dolo.
Clases de libros.
Son registros obligatorios que deben llevar los comerciantes para dar cuenta de su situación contable y financiera y legal.
Libros principales:
- Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Libro de Inventarios y Balanzas.
Dentro de la planificación y estructuración de las cuentas contables se inicia aplicando, brevemente la codificación de las cuentas y subcuentas del plan único de cuentas; PUC, se elabora un libro diario y libro mayor ( cuentas T) aplicando las cuentas del activo, pasivo y patrimonio Y y se hacen varios ejercicios socializando el PUC con su respectiva codificacion
Desde la gestión administrativa:
- Son base para:
-La toma de decisiones.
- La planeación financiera.
- El cumplimiento tributario y legal.
Son documentos utilizados en las operaciones comerciales, que no necesariamente son títulos de valores, pero sí tienen valor probatorio e informativo dentro de las empresas y son de suma importancia para la parte contable .
Ejemplos:
- Facturas.
-Recibos de caja.
- Órdenes de compra.
- Contratos comerciales.
Se explica y se les coloca de actividad analizar dentro de las clases en el aula la procedencia y estructura y condiciones para que se utiliza cada una de estos documentos comerciales dentro de la contabilidad en la empresa
Desde la gestión administrativa:
- Sirven como respaldo de operaciones tanto comerciales, financieras, .
- Son esenciales para:
- Auditoria
- Gestión documental.
- Soporte contable y fiscal.
La comprobación de información es un proceso clave que consiste en verificar que los datos, documentos o registros utilizados en los procedimientos administrativos sean correctos, coherentes, complejos y estén actualizados.
Este proceso es esencial para garantizar la eficiencia, legalidad y transparencia en la gestión de una organización, ya sea pública o privada.
¿Qué implica la comprobación de información?
- Veracidad: Asegurarse de que la información sea verdadera. Por ejemplo, verificar que un certificado, factura o documento legal no sea falso.
- Exactitud: Revisar que los datos no tengan errores. Por ejemplo, que los números en una factura coincidan con los productos o servicios entregados.
- Coherencia: Comprobar que la información tenga sentido en conjunto. Por ejemplo, que las fechas en un informe no se contradigan entre sí.
- Actualización: Validar que los datos estén vigentes. Por ejemplo, confirmar que un contrato aún esté dentro del periodo de validez.
- Legalidad: Verificar que los documentos cumplan con la normativa vigente.
¿Por qué es importante?
- Evita errores que puedan generar pérdidas económicas o problemas legales.
- Aumenta la confianza en los procesos internos.
- Mejora la toma decisiones.
- Cumple con requisitos legales y normativos.
Es el proceso de hacer llegar la información procesada y organizada a la persona o grupo correcto, en el momento y formato adecuados, para apoyar la toma de decisiones y mejorar las operaciones de la organización. Implica definir quién necesita qué información, a través de qué canales (como intranets o correos electrónicos), con qué frecuencia y en qué formato, con el fin de que sea útil y valiosa para sus funciones.
Proceso de distribución de la información.
1. Recolección y procesamiento: Se recopilan datos brutos y se procesan para transformarlos en información significativa y útil.
2. Organización y almacenamiento: La información se organiza y se almacena de forma de segura para facilitar su acceso.
3. Identificación de audiencia: Se determina qué información es relevante para cada rol o función dentro de la organización.
4. Selección de canales: Se eligen los medios adecuados para la entrega de la información, como sistemas de gestión documental, plataformas colaborativas, etc.
5. Entrega y acceso: La información se distribuye a los destinatarios para que puedan acceder a ella y utilizarla.
6. Análisis y toma de decisiones: Los destinatarios utilizan la información recibida para tomar decisiones informadas, mejorar procesos y aumentar la competitividad de las empresas.
Importancia de la distribución.
- Toma de decisiones: Permite a los administradores y empleados tomar decisiones más acertadas al tener acceso a la información relevante en el momento oportuno.
- Eficiencia operacional: Optimiza los procesos al asegurar que la información fluya correctamente entre departamentos y miembros del equipo.
- Aumento de la competitividad: Las empresas que gestionan su formación de forma eficaz pueden identificar oportunidades, innovar y adaptarse mejor a los cambios del mercado.
- Mejora de la comunicación: Facilita la comunicación interna y externa, fortaleciendo la cultura de coordinación dentro de la organización.
- Reducción de riesgos: Usa distribución controlada y compartimentada de la información minimiza los riesgos de fugas, filtraciones o mal uso de datos sensibles.
SEGUNDO PERIODO
Manejo Financiero Contable.
- Contabilizar Registros: Definición, Clases, Características.
Un registro contable es una anotación en los libros de contabilidad ( Libro Diario o Libro Mayor o cuentas T) que documenta las operaciones financieras de una empresa, afectando por lo menos a dos cuentas mediante el sistema de partida doble, reflejando el origen y uso de los recursos para calcular resultados; paraa luego llegar a un Balance de comprobacion de cuentas o un Balance General o un estado de resultados . Las clases de registros se pueden entender como los tipos de asientos (de diario o de inventario) y se caracterizan por la composición (debe y haber), la partida doble y el cuadre (que los totales del debe y del haber sean iguales).
Un registro contable es la anotación de una operación económica realizada por una empresa, que muestra la entrada o la salida de recursos tantos de activos, pasivos y patrimonio, ya sea en forma de dinero o de bienes. Cada registro se realiza en dos cuentas, una en el debe (salida) y otra en el haber (entrada), cumpliendo el principio de partida doble.
Clases.
Los registros contables se pueden clasificar según su naturaleza y el libro contable llamado Libro Diario o Libro Mayor cuentas T en el que se asientan:
- Asiento diario: Son el tipo más común de registro, que documentan cada transacción contabley financiera de forma cronológica y detallada, del movimeintos diario general de la empresa.
- Registran el valor de los activos, pasivos y capital en un momento específico, como en la constitución o liquidación de la empresa, y son necesarios para la elaboración de los estados financieros.
Características.
Los registros contables tienen características fundamentales que aseguran su validez y su validad.
- Partida doble: Todo registro contable involucra al menos dos cuentas contables, afectando una en el debe y otra en el haber, para reflejar tanto el origen como la aplicación de los recursos.
- Composición: Cada registro debe incluir como mínimo la fecha, un número de asiento o factura o detalle, el concepto de la operación y dos cuentas contables con sus respectivos importes en debe y en el haber.
- Cuadre: Para que un registro sea válido, el total de las anotaciones en el debe debe ser exactamente igual al total de las anotaciones en el haber.
- Sistemático y cronológico: Los registros deben realizarse de manera ordenada y en el orden exacto en que ocurren las transacciones, lo que permite un seguimiento claro de la actividad financiera.
- Base para estados financieros: El conjunto de registros contables constituye la base para elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa.
- Políticas Contables: Conceptos, Lineamientos, Principios, Reglas, Tipos de Procedimientos, Código de Ética.
Las políticas contables son los principios, bases y reglas específicas que una entidad aplica para elaborar y presentar sus estados financieros, mientras que los procedimientos son los pasos detallados para implementar dichas políticas. Los lineamientos son herramientas para modernizar y mejorar la calidad de la contabilidad. Los principios contables aseguran la transparencia y fiabilidad de la información financiera, y el código de ética proporciona un marco ético para la práctica contable.
Políticas Contables.
Son los principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas que una entidad adopta para la preparación y presentación de sus estados financieros.
Ejemplos:
- Métodos de depreciación de activos fijos.
- Criterios para la valoración de inventarios.
- Políticas para el reconocimiento de ingresos y gastos.
Lineamientos.
Herramientas que modernizan, cambian y producen mejores resultados con calidad y eficiencia, ayudando a obtener información útil para la toma de decisiones.
Orientan el proceso contable y aseguran una aplicación uniforme de las políticas en transacciones, hechos y operaciones similares.
Reglas y directrices que rigen la elaboración y presentación de información financiera para garantizar la transparencia, comparabilidad y fiabilidad de los estados financieros.
Sirven como una guía para la medición del patrimonio y los elementos financieros de una organización.
Reglas.
Parte de las políticas contables que dictan el modo específico de registrar y operar, asegurando que la información cumpla con las normas contables.
Tipos de Procedimientos.
Pasos y métodos detallados que describen cómo se realizan los procesos contables específicos para aplicar las políticas contables.
Ejemplo: El procedimiento para la elaboración de la nómina, el registro de facturas o el cierre contable.
Código de Ética.
Un conjunto de normas o principios que rigen la conducta profesional de los contadores, con el objetivo de garantizar la integridad, objetividad y responsabilidad en el ejercicio de su profesión.
Establecer un marco ético para la elaboración y presentación de los estados financieros, asegurando que la información sea confiable y fidedigna.
- Libros Contables: Técnicas de Diligenciamiento.
Las técnicas de diligenciamiento de libros contables implican el uso de soportes contables (como facturas y recibos) para registrar transacciones cronológica y codificada en el Libro Diario, luego agruparlos por cuentas en el Libro Mayor y preparar informes como el Libro de Inventarios y Balances para la situación financiera y el patrimonio de la empresa. Se debe seguir normas y técnicas contables para asegurar la integridad y exactitud de la información, que sirve para fines internos y fiscales.
Técnicas para diligenciar libros contables.
1. Identificación y uso de soportes contables.
Toda transacción debe estar respaldada por un documento fuente o soporte.
Ejemplos: Facturas de compra-venta, recibos de caja, etc.
2. Registro en el Libro Diario.
Se registran todas las operaciones comerciales en orden cronológico a medida que ocurren.
Pasos para un asiento en el Libro Diario.
- Fecha de la transacción: día, mes y año.
- Descripción clara: Un breve resumen de la operación realizada.
- Cuentas afectadas: Nombre de las cuentas y su respectivo código (ej. banco, caja, ventas).
- Debe y Haber: El importe de la transacción se registra, una cantidad en el Debe (cargos) y otra en el Haber (abonos o ingresos).
- Código del asiento: Un número para identificar el asiento.
3. Registro en el Libro Mayor (Libro Mayor y Balances).
Los movimientos del Libro Diario se trasladan a sus cuentas correspondientes en el Libro Mayor despues de sacar su saldo debito o crédito.
Esto agrupa todas las transacciones de los activos, pasivos, patrimonio que afectan a una cuenta específica, permitiendo ver el balance final de cada una.
4. Elaboración del Balance General .
Este estado financiero registra el patrimonio de la empresa, desde el inicio hasta el detalle de sus activos y pasivos al final del ejercicio.
5. Uso de libros y registros auxiliares (voluntarios y requeridos).
Además de los obligatorios (Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Inventarios y Balances), existen registros auxiliares para un detalle mayor.
Ejemplos: Libro de Caja, Registro de Ventas y Compras (obligatorios para responsables del IVA), Libro de Banco, y Libro de Clientes.
TERCER PERIODO
Conceptos de Iva y Retefuentes
IVA generado: IVA que el comerciante cobra al cliente o consu- midor. Este IVA se debe declarar y pagar, porque es un impuesto que el responsable del IVA cobra en nombre del Estado y que después tiene la obligación de transferirle.
IVA descontable: se refiere al impuesto a las ventas (IVA) que puede solicitarse como descuento en la respectiva declaración de IVA y que ha sido pagado para poder comprar o construir el bien o prestar el servicio. IVA generado: el IVA que el comerciante cobra al cliente o consumidor
Diferencia entre Iva generado y Iva decontable
Entender los conceptos fiscales puede parecer un desafío, especialmente cuando se trata de
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términos como el IVA generado y el IVA descontable. Estos dos conceptos son esenciales en la contabilidad y gestión financiera de cualquier empresa
clases de iva
En Colombia, la tarifa general del IVA es del 19%, pero existen tarifas reducidas del 5% para algunos productos básicos como alimentos y medicamentos, y del 0% para servicios educativos y exportaciones
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