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PRIMER PERÍODO

Gestión administrativa.

¿Cómo  Coordinar Actividades Utilizando Estrategias de Gestión y Procesos Administrativos?

• Monitoreo de Actividades.

Es el proceso de verificar el cumplimiento de los objetivos y procesos establecidos en una organización, mediante la medición del desempeño, la identificación de desviaciones y cuellos de botella, la toma de decisiones correctivas y la implementación de mejoras continuas para asegurar la eficiencia de las operaciones y el logro de las metas empresariales. Este proceso se integra dentro de la fase de control del proceso administrativo.

Pasos para implementar el monitoreo administrativo.

1. Identificar los procesos clave: Determinar los flujos de trabajo más importantes para el rendimiento de la organización y aquellos vinculados a los objetivos principales. 

2. Definir Indicadores Clave de Desempeño (KPIs): Establece métricas medibles y puntos de referencia que te permitirán rastrear el éxito de los procesos, como tiempos de entrega o tasas de satisfacción del cliente.

3. Selecciona herramientas adecuadas: Elige software o sistemas que ofrezcan seguimiento de datos en tiempo real, análisis y paneles personalizables para visualizar el desempeño.

4. Establece procedimientos: Diseña un plan detallado que incluya la frecuencia de la recolección de datos, los métodos de recopilación y la estructura de los informes.

5. Recopila, analiza y evalúa: Monitorea constantemente los procesos para recopilar información, identificar áreas de mejora, cuellos de botella o desviaciones de los estándares y tomar decisiones informadas.

6. Implementa acciones correctivas: Si se detectan errores o ineficiencias, toma medidas para corregirlos y ajustar los procesos según sea necesario.

7. Revisa y mejora constantemente: Analiza los datos y el Feedback para refinar los procesos, adaptarse a las necesidades cambiantes y asegurar la mejora continua.

¿Por qué es importante el monitoreo administrativo?

- Toma de decisiones acertadas: Proporciona información para tomar decisiones informadas y estratégicas.

- Optimización de recursos: Permite identificar ineficiencias para invertir menos tiempo y recursos.

- Mejora la eficiencia: Facilita la detección de errores y cuellos de botella, lo que lleva a procesos más eficientes.

- Asegura el cumplimiento de objetivos: Verifica que las actividades se alinean con las metas planteadas y realiza los ajustes necesarios.

• Chequeo de Actividades, Aplicación y Comparación de Indicadores de Técnicas y Estadísticas.

Para el chequeo, aplicación y comparación de indicadores en la gestión administrativa, se debe establecer objetivos SMART, identificar los KPIs pertinentes, medir el desempeño mediante técnicas y estadísticas, analizar los resultados para detectar desviaciones y tomar acciones correctivas, fomentando la retroalimentación constante y la colaboración para optimizar los procesos administrativos.

1. Establecer objetivos claros (SMART): Define objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos para las actividades administrativas. Estos objetivos servirán como parámetros para evaluar el éxito de las acciones:

2. Seleccionar indicadores clave de rendimiento (KPI): 

- Identificar métricas (KPIs) que reflejan el desempeño en áreas como la eficiencia, la eficacia, la productividad y la gestión de procesos administrativos.

- Los ejemplos pueden incluir el tiempo de respuesta a una solicitud, la tasa de errores en un documento o el costo de un proceso.

3. Aplicar técnicas de medición: 

- Utiliza herramientas y técnicas de estadísticas para recopilar datos sobre las actividades administrativas.

- Estas técnicas pueden incluir encuestas, auditorías, análisis de datos históricos, software de gestión, entre otras.

4. Medir y comparar indicadores:

- Realiza mediciones periódicas para obtener datos sobre el cumplimiento de los objetivos.

- Compara los resultados obtenidos con los parámetros preestablecidos y los objetivos de la planificación estratégica para identificar tendencias y desviaciones.

5. Analizar datos y tomar decisiones:

- Analizar los resultados de las mediciones para comprender las causas de los desempeños buenos o malos.

- Identificar fortalezas y áreas de mejora dentro de los procedimientos administrativos.

6. Implementar acciones correctivas:

- Basado en el análisis, implementa acciones correctivas o mejoras de los procesos administrativos.

- Fomenta un sistema de retroalimentación constante para asegurar que las mejoras se mantengan y que se alcancen los objetivos.

7. Fomentar la comunicación y colaboración:

- Asegúrese de que los datos y los resultados se comuniquen efectivamente al equipo administrativo en el proceso de mejora.

• Seguimiento al Personal, Recomendaciones al Personal, Acciones de Mejora, Herramientas de Seguimiento.

Es un proceso continuo de monitoreo y evaluación para mejorar el desempeño, el cual se logra mediante recomendaciones y acciones de mejora basadas en la información recopilada con diversas herramientas. Esto aumenta la productividad, fomenta la satisfacción y el compromiso del empleado, y ayuda a tomar decisiones informadas para la empresa.

Seguimiento y evaluación del personal.

El seguimiento de personal implica supervisar y evaluar el rendimiento, el desarrollo y el crecimiento de los colaboradores para asegurar que alcancen su máximo potencial y contribuyan al éxito de la organización.

Elementos clave del seguimiento.

- Evaluación del desempeño y calidad del trabajo: Medir la efectividad y la calidad de las tareas realizadas por el empleado.

- Productividad y eficiencia: Cuantificar los bienes y servicios producidos y el tiempo que toman las tareas.

- Conocimiento de objetivos y actitud: Asegurar que el personal comprende las metas de la empresa y evaluar su satisfacción, compromiso y actitud.

- Formación y desarrollo: Valorar si el empleado cuenta con las habilidades necesarias y detectar necesidades de capacitación.

Recomendaciones y acciones de mejora.

Después de evaluar el desempeño, se realizan recomendaciones y se implementan acciones de mejora:

- Feedback constructivo: Proporcionar retroalimentación directa para ayudar al empleado a identificar sus puntos débiles.

- Planes de desarrollo: Diseñar planes de formación y capacitación personalizados para fortalecer habilidades y corregir áreas de mejora.

- Optimización de procesos: Identificar y eliminar cuellos de botella o tareas que no añaden valor, mejorando la eficiencia.

- Reconocimiento y recompensa: Valorar el talento y el buen desempeño, ofreciendo incentivos para mantener la motivación.

Herramientas de seguimiento.

Se utilizan diversas herramientas para un seguimiento de efectivo:

- Software de gestión de desempeño: Plataformas digitales que ayudan a establecer metas, monitorear el progreso y recopilar datos de rendimiento.

- Evaluaciones 360°: Un método que recopila Feedback de supervisores, compañeros y subordinados para tener una visión completa del desempeño.

- Reuniones de seguimiento: Conversaciones periódicas y estructuradas entre el supervisor y el empleado para discutir el progreso, desafíos y oportunidades de mejora.

- Autoevaluaciones: Un método donde el empleado evalúa su propio desempeño, fomentando la autoconciencia y la responsabilidad.

Beneficios del seguimiento administrativo.

- Aumento de la productividad y la eficiencia.

- Mayor satisfacción y compromiso del empleado.

- Mejora en la toma de decisiones empresariales.

- Identificación temprana de áreas de mejora.

- Desarrollo y crecimiento del talento.

SEGUNDO PERIODO

Gestión Administrativa.

¿Cómo Coordinar Actividades Utilizando Estrategias de Gestión y Procesos Administrativos?

• Socialización de Resultados.

Es un proceso estratégico que implica comunicar y compartir los resultados obtenidos por la organización con los diferentes actores involucrados (empleados, dirección, interesados), para asegurar su alineación con los objetivos, fomentar la toma de decisiones informadas, identificar áreas de mejora y fortalecer la transparencia y el compromiso organizacional. Este proceso utiliza herramientas de la gestión de resultados para evaluar el desempeño. comparar con metas establecidas y generar valor público o rentabilidad empresarial.

Proceso de socialización de resultados.

1.  Identificación de necesidades y objetivos: Se definen las necesidades ciudadanas o empresariales para establecer los objetivos claros y cuantificables.

2. Planificación estratégica: Se desarrollan planes estratégicos y operativos que servirán como guía para alcanzar los objetivos trazados.

3. Implementación de herramientas de gestión: Se utilizan herramientas como la modernización institucional, el presupuesto por resultados y los sistemas de monitoreo y evaluación.

4. Medición y evaluación: Se lleva a cabo seguimiento continuo para medir el desempeño y evaluar la efectividad de las estrategias implementadas.

5. Comunicación y transparencia: Los resultados se comunican de manera clara y adecuada a todos los niveles de la organización y los públicos relevantes.

6. Análisis y toma de decisiones: Se analizan los resultados para comprender el rendimiento, identificar problemas y tomar decisiones informadas para mejorar la gestión.

Beneficios de la socialización de informes.

- Mejora la toma de decisiones: Proporciona datos objetivos para decisiones más eficientes y con menor incertidumbre.

- Alineación organizacional: Asegurar que todos los esfuerzos de la organización se enfoquen en el logro de los objetivos principales.

- Incremento de la productividad: Optimiza los procesos y la asignación de recursos, llevando a un aumento de la productividad y eficiencia.

- Fomenta el compromiso: Los colaboradores entienden mejor sus prioridades y el porqué de su trabajo, lo que aumenta su compromiso.

- Generar valor público o rentabilidad: Tanto en el sector público como privado, se busca generar un impacto social o aumentar la rentabilidad.

- Asegura transparencia y rendición de cuentas: Fortalece la confianza al permitir que las organizaciones y ciudadanos conozcan el destino y el uso de los recursos.

Para establecer la socialización de resultados en la gestión administrativa, se deben integrar los resultados es un plan estratégico que contiene objetivos claros (SMART), se optimizan los procesos administrativos con tecnología y métricas (KPIs), y se promueva una cultura de comunicación abierta y aprendizaje para todo el equipo. La participación de todos los actores y la capacitación continua del personal son claves para asegurar el éxito de este proceso.

Metodología C3 en la socialización de resultados.

1. Definir los objetivos de la socialización (C1 - Concepto).

- Determina qué quieres lograr con la socialización de los resultados. ¿Es para informar? ¿Para generar compromiso? ¿ara identificar problemas? ¿Para buscar soluciones?

- Asegúrese de que los objetivos estén alineados con la estrategia general de la organización y con los fines de la gestión administrativa.

2. Identificar a los actores clave y su contexto (C2 - Contexto).

- identificar a todas las personas y grupos que deben conocer los resultados, como empleados, directivos, socios, clientes, etc.

- Analiza su nivel de conocimiento, sus intereses, sus necesidades de información y cómo recibirn mejor la información.

- Considere el entorno económico, social, tecnológico y de mercado para entender el impacto de los resultados.

3. Diseñar e implementar el proceso de socialización (C3 - Conexión).

- Adaptar la información. Traduzca los resultados técnicos a un lenguaje que cada audiencia pueda comprender.

- Seleccionar los canales de información. Elige los canales adecuados para cada grupo: reuniones, informes, presentaciones, plataformas digitales, talleres, etc.

- Fomentar la interacción. No te limites a informar; busca que haya diálogo y retroalimentación. Involucra a los stakeholders en el análisis de los resultados.

- Integrar el aprendizaje. Vincula los resultados con las acciones futuras. Promueve que la información sea utilizada para mejorar los procesos y la toma de decisiones.

- Medir y evaluar. Establece indicadores para medir el éxito de la socialización, como el nivel de compresión, la satisfacción de los participantes y el impacto en las acciones futuras.

• Formatos para Informes según la Normativa.

Los formatos para informes se rigen por la normativa específica de cada país y entidad, por lo que no hay un único formato universal. Para la administración pública, se pueden encontrar formatos para informes de gestión, informes al congreso, informes de contratación, informes de rendición de cuentas y otros tipos de informes sobre el seguimiento de proyectos y el presupuesto, que suelen requerir datos financieros y de rendimiento.

Tipos comunes de formatos administrativos e informes.

- Actas: Documentan las decisiones y acuerdos tomados en una reunión.

- Cartas: Formatos para la comunicación oficial, tanto interna como externa.

- Certificaciones: Documentos que acreditan la veracidad de un hecho o situación específica.

- Contratos: Para formalizar acuerdos entre dos o más partes.

- Listas de chequeo: Para verificar el cumplimiento de procedimientos y pasos.

- Informes de gestión: Resumen de la gestión y el rendimiento de una empresa o proyecto, incluyendo datos financieros, objetivos, y análisis del desempeño.

Formatos normativos para la administración pública.

- Formato Único de Acta de Informe de Gestión: Utilizado por servidores públicos al separarse del cargo, detallando datos generales, la situación de recursos, planta de personal, y ejecución personal.

- Informes de seguimiento y evaluación: Documentos relacionados con la ejecución de planes institucionales, como el informe de seguimiento al plan de mejoramiento institucional.

- Informes de rendición de cuentas: Documentos para la transparencia y la rendición de cuentas al público.

En Colombia, no existe un único formato universal para los informes administrativos, pero la Dirección de Función Pública establece el Formato Único de Acta de Informe de Gestión según la Ley 951 de 2005, que se utiliza en la entrega del cargo. Otros formatos específicos varían según el tipo de informe (ejecución presupuestal, contratación, etc.) y la entidad.

• Elaboración y Sustentación de Informes de acuerdo con la Normativa.

Implica la creación de un documento que resume la gestión y el rendimiento de una empresa o proyecto, incluyendo su situación económica, administrativa y financiera, conforme a los requisitos legales y normativos (como la Ley 222 de 1995 de Colombia). La sustentación consiste en presentar, explicar y defender dicho informe ante las partes interesadas, como la asamblea de accionistas, garantizando así el cumplimiento de las obligaciones de rendición de cuentas.

Pasos para la elaboración de un informe de gestión.

1. Definir el objetivo: Determinar qué se quiere comunicar y el propósito del informe para las partes interesadas.

2. Identificar la normativa: Asegurarse de cumplir con los requisitos legales y normativos aplicables, como la Ley 222 de 1995 de Colombia, que establece un mínimo de contenido.

3. Recopilar información: Reunir datos sobre la evolución de los negocios, la situación financiera, económica, administrativa y jurídica de la empresa, así como los hechos importantes ocurridos.

4. Organizar la información: Estructurar los datos de manera lógica y concisa, presentando los resultados de forma clara.

5. Redactar el informe: Incluir una introducción clara, desarrollar los temas principales, presentar pruebas y ejemplos, y elaborar una conclusión significativa.

6. Incluir análisis y pronósticos: Ofrecer un análisis del desempeño, las acciones tomadas y los resultados obtenidos, así como las tendencias y pronósticos de la sociedad.

7. Considerar al público: Redactar el informe pensando en los destinatarios, brindando contexto y siendo claro sobre cualquier pregunta.

Pasos para la sustentación del informe:

1. Presentación y explicación: Explicar el informe en su totalidad, detallando cada aspecto de la gestión y el rendimiento de la empresa.

2. Rendición de cuentas: Fundamentar la presentación del informe en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, y publicidad, propios de la función administrativa.

3. Respuesta a las partes interesadas: Estar preparado para responder preguntas y aclarar cualquier duda sobre la información presentada, garantizando una comunicación transparente.

4. Aprobación y rechazo: La sustentación permite a la asamblea de accionistas o junta de socios tomar una decisión sobre el informe, lo cual es un paso clave para la rendición de cuentas.